COMUNICAR Y DISTRIBUIR INFORMACION DEL PROYECTO Después de generar el plan de proyecto y durante la fase de administración, puede ser necesario comunicar información del proyecto, por ejemplo, a inversores o a personas que haya asignado para realizar el trabajo. Para administrar un proyecto de manera eficaz, debe comunicar y distribuir la información del proyecto. Puede preparar informes o presentaciones, publicar información en un sitio Web o utilizar Microsoft Project Central para comunicarse con los miembros del grupo de trabajo en el Web. Microsoft Project permite publicar y aplicar formato a vistas, así como imprimir informes según las necesidades de una persona o de un grupo en particular. Puede publicar la información en formato Web (HTML) o incluirla en una presentación utilizando un programa como Microsoft PowerPoint. Para la comunicación, puede utilizar funciones como:
Una vez que ha introducido la información básica acerca del proyecto puede imprimirla y revisar el plan. Con el fin de facilitar la identificación del proyecto, puede agregarle encabezados, pies de página y números de página. Si desea revisar áreas específicas del plan, puede cambiar a otra vista, personalizarla para que muestre únicamente la información que necesita e imprimirla.
Microsoft Project pone a su alcance el potencial de comunicación del World Wide Web, con numerosas funciones de Internet e intranet. Con Microsoft Project, puede aprovechar el potencial del Web mediante:
CONFIGURAR UN SISTEMA DE GRUPOS DE TRABAJOUn sistema de grupos de trabajo permite vincular electrónicamente a los miembros de un equipo en grupos de trabajo estrechamente relacionados, lo que facilita el intercambio de información sobre el proyecto entre los miembros del equipo. En Microsoft Project existen dos formas de configurar sistemas de grupos de trabajo: mediante el Web con Microsoft Project Central o mediante el correo electrónico para comunicar información básica de tareas y actualizar las tareas.
Mediante el Web: Microsoft Project Central es un producto complementario de Microsoft Project que permite la elaboración de un plan en el que colaboran estrechamente los miembros de un grupo de trabajo, los jefes de proyecto y otros participantes. Microsoft Project Central ofrece ventajas adicionales y mucha más flexibilidad que un sistema de grupos de trabajo basado en el correo electrónico:
Cada sistema de mensajería de grupo de trabajo tiene su propio conjunto de requisitos. Para Microsoft Project Central, los requisitos básicos de configuración son los siguientes:
Mediante el correo electrónico: Una vez conectado electrónicamente y vinculado, un grupo de trabajo puede utilizar el correo electrónico especial para:
Aunque los requisitos varían, para comunicarse a través de un sistema de correo electrónico, el jefe de proyecto y todos los miembros del grupo de trabajo deben:
Puede incluir información de una programación de Microsoft Project en un documento HTML para el World Wide Web. Microsoft Project utiliza equivalencias de campos de importación y exportación para determinar los campos que se van a exportar a formato HTML, y puede utilizar una plantilla para determinar cómo y dónde se muestra la información en el archivo HTML. Puede crear o modificar tanto la equivalencia de campos de importación y exportación HTML como las plantillas HTML:
Nota: Puede modificar las plantillas de ejemplo que proporciona Microsoft Project para crear archivos con formato HTML a partir de datos exportados o puede crear sus propias plantillas. PUBLICAR INFORMACIÓN EN FORMA DE GRÁFICO Puede copiar información como una imagen estática de la vista activa de Microsoft Project y pegarla en cualquier programa que pueda mostrar información gráfica en forma de imágenes. También puede guardar la imagen en un formato de archivo compatible con Web para utilizarla en el Web. En muchas vistas, es posible copiar la imagen de la vista completa o seleccionar y copiar una parte de la misma:
Diagrama de Gantt en forma de
imagen
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Copyright © 1998 [Gala Institute]. Reservados todos los derechos. Revisado: 10.14.2005 .